 |
#49, 29 июня 2004 г | ||||
 |
 |
 |
 |
 | |
Идем в отпуск - 2004
Сезон массовых отпусков - напряженный период работы для бухгалтерии любого предприятия
Материал предоставлен по каналам справочно-правовой системы "Констультант-Плюс".
Во время летних отпусков бухгалтерии нужно точно рассчитать отпускные каждому сотруднику, своевременно выплатить ему эти суммы, правильно начислить налоги и отразить расходы в учете. К тому же каждый год в правилах оформления отпусков хоть что-нибудь да меняется. Сегодняшнюю статью мы публикуем как памятку для бухгалтеров. В ней вы найдете ответы на большинство вопросов, связанных с предоставлением очередных отпусков.
Право на отпуск
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Как правило, первый очередной отпуск предоставляется сотрудникам, которые без перерыва отработали в организации шесть месяцев. Однако по договоренности с руководством уйти в отпуск можно и раньше (ст. 122 ТК РФ). Все последующие отпуска могут предоставляться в любое время в соответствии с утвержденным графиком отпусков. Он составляется на год.
Форма графика утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1*. Этим же постановлением Госкомстат обновил целый ряд бланков, которые используются для учета рабочего времени, труда и зарплаты, в том числе и для оформления отпусков. С правилами заполнения некоторых из них мы вас сегодня познакомим.
Продолжительность основного ежегодного отпуска - 28 календарных дней. Если на отпуск приходятся какие-нибудь общероссийские праздники, то время отдыха увеличивается на число праздничных дней (ст. 120 ТК РФ). Однако оплачивать эти дни не нужно. Отзывать работника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена ему в любое удобное для него время либо присоединена к отпуску в следующем году. Отказ работника досрочно выйти из отпуска нарушением трудовой дисциплины не является. Об этом сказано в пункте 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2**.
Как оформить документы
О начале отпуска работнику нужно напомнить не менее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). После этого он должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме и может выглядеть следующим образом:
Обратите внимание: в обязательном порядке работник должен писать заявление лишь в двух случаях:
- если по взаимному согласованию сторон время отдыха, которое указано в графике отпусков, переносится;
- если новый сотрудник пришел в вашу организацию уже после утверждения графика.
В остальных случаях заявления от работников необязательны. Однако в компаниях с большой численностью персонала их наличие избавит обе стороны от возможных разногласий. После того как директор одобрит заявление, издается приказ о предоставлении отпуска. Он составляется по типовой форме № Т-6, и в данном случае будет выглядеть так, как показано на стр. 83. На основании приказа делаются отметки в личной карточке сотрудника (форма № Т-2) и его лицевом счете (форма № Т-54).
Кроме того, составляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т- 60). На лицевой стороне формы № Т-60 указываются общие сведения: период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, даты его начала и окончания. Сам расчет приводится на оборотной стороне записки.
Как рассчитать отпускные
Обычно среднедневной заработок при расчете отпускных исчисляется за последние три месяца (ст. 139 ТК РФ). Однако предприятие может установить и иную продолжительность расчетного периода, предварительно закрепив ее в коллективном договоре. Законодательство выдвигает лишь одно непременное условие: такой порядок не должен ухудшать положение работников.
Если расчетный период отработан полностью, то сумма начисленной сотруднику зарплаты сначала делится на 3 (количество месяцев), а потом - на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Впрочем, это общий алгоритм расчета. Его детали прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213 (далее -Положение).
В этом документе перечислены виды выплат, которые влияют на размер среднего заработка: должностной оклад (тарифная ставка), премии и вознаграждения, надбавки и доплаты. Одновременно в документе говорится, что при расчете среднего заработка могут учитываться и другие выплаты, предусмотренные действующей на предприятии системой оплаты труда. Это означает, что сам перечень не является исчерпывающим, а в средний заработок можно включать и материальную помощь. Конечно, если ее систематическая выдача всему персоналу предусмотрена коллективным или трудовыми договорами. Если же матпомощь выдается индивидуально от случая к случаю (например, к юбилею, свадьбе и т. п.), то учитывать ее при расчете среднего заработка нельзя.
В отношении премий, которые были получены работниками в расчетном периоде, также есть одна особенность. Когда премия выдается за какой-либо отрезок времени, то ее общая сумма делится на количество месяцев в этом отрезке и умножается на число месяцев в расчетном периоде. После этого полученная величина включается в месячный заработок, учитываемый при расчете отпускных. Например, если премия выдана по итогам работы за полугодие, а расчетный период - три месяца, то ее величину следует разделить на шесть и умножить на три. Такой же порядок применяется и к вознаграждениям по итогам работы за год, и к вознаграждениям за выслугу лет. Только сумму этих вознаграждений нужно делить не на 6, а на 12.
Пример 1
С 1 июня мастеру ЗАО "Композит" Фирсову предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (март, апрель, май) отработан полностью. За эти три месяца Фирсову начислено:
- должностной оклад - 54 000 руб.;
- доплаты за совмещение профессий (март, апрель) - 3000 руб.;
- вознаграждение по итогам работы за 2003 год (март) - 12 000 руб.;
- материальная помощь к 50-летию - 5000 руб.
В состав среднего заработка для расчета отпускных включается 60 000 руб., в том числе:
- заработная плата с учетом доплат - 57 000 руб.;
- часть годовой премии - 3000 руб. (12 000 руб./ 12 мес. x 3 мес.).
Выданная матпомощь не носит систематического характера, поэтому в расчет не включается.
Среднедневная зарплата Фирсова равна:
(57 000 руб. + 3000 руб.) : 3 мес. : 29,6 дн. = 675,7 руб.
Сумма отпускных составит:
675,7 руб. x 28 дн. = 18 920 руб.
С отпускных удержан налог на доходы физлиц в сумме:
18 920 руб. x 13% = 2460 руб.
Если расчетный период отработан не полностью (например, если сотрудник болел или брал отпуск за свой счет), сумма среднего заработка корректируется с учетом Положения.
Время болезни и сумма пособия по больничному листу в расчет не включаются. Поэтому начисленную в расчетном периоде зарплату (без пособия) надо разделить на количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанное время. При пятидневной рабочей неделе количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах определяется по формуле: количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время x 1,4 = количество календарных дней, приходящихся на отработанное время
Пример 2
Менеджер Сучков уходит в отпуск с 1 июля 2004 года. Расчетный период -апрель, май, июнь.
Месячный оклад работника - 14 000 руб. С 5 по 8 апреля (4 рабочих дня) Сучков болел, поэтому из 22 рабочих дней в этом месяце он отработал только 18.
За фактически отработанное время в апреле менеджеру было начислено:
14 000 руб. : 22 дн. x 18 дн. = 11 454,5 руб.
Таким образом, общий заработок, который принимается для расчета отпускных, составит:
11 454,5 руб. + 14 000 руб. + 14 000 руб. = 39 454,5 руб.
Количество календарных дней, которое соответствует времени, фактически отработанному в расчетном периоде, складывается из трех величин. Для мая и июня - это средний показатель, установленный Трудовым кодексом (29,6 дн.). В апреле нужно воспользоваться приведенной выше формулой. Количество календарных дней, приходящихся на фактическое отработанное время, равно:
18 раб. дн. x 1,4 = 25,2 календ. дн.
Общее количество календарных дней в расчетном периоде составляет:
25,2 дн. + 29,6 дн. + 29,6 дн. = 84,4 дн.
Среднедневной заработок Сучкова для расчета отпускных принимается в размере:
39 455 руб. : 84,4 дн. = 467,5 руб.
Сумма отпускных составляет:
467,5 руб. x 28 дн. = 13 090 руб.
Как учесть повышение зарплаты
Порядок определения среднего заработка меняется не только в тех случаях, когда расчетный период отработан не полностью. Дополнительные корректировки придется делать, если в расчетном периоде или во время пребывания в отпуске сотруднику повышалась зарплата. В таких ситуациях часть среднего заработка пересчитывается с учетом повышающих коэффициентов. Они рассчитываются по формуле: Новый размер месячной зарплаты: Прежний размер месячной = Kоэффициент зарплаты
Рассмотрим три варианта пересчета.
1. Зарплата повысилась в течение расчетного периода.
Пример 3
Технику Матвееву предоставляется отпуск с 9 августа 2004 года. Расчетный период (май, июнь, июль) отработан полностью.
Должностной оклад работника за май - 6800 руб. С июня его оклад повышен до 8200 руб.
Ежемесячно Матвееву выплачивается премия в размере 30 процентов от должностного оклада.
Поскольку зарплата повысилась в расчетном периоде, выплаты работнику за май пересчитываются с учетом коэффициента. Коэффициент равен:
8200 руб. : 6800 руб. = 1,2.
Общая сумма выплат, которая принимается для расчета среднего заработка, составляет:
(6800 руб. + 6800 руб. x 30%) x 1,2 + (8200 руб. + 8200 руб. x 30%) x 2 мес. = 31 928 руб.
Среднедневной заработок равен:
31 928 руб. : 3 мес. : 29,6 дн. = 359,5 руб.
Сумма отпускных Матвееву составляет:
359,5 руб. x 28 дн. = 10 066 руб.
2. Зарплата повысилась с начала месяца, в котором предоставлен отпуск.
Пример 4
Оператору Луценко отпуск предоставлен с 21 июня 2004 года. Расчетный период (март, апрель, май) отработан полностью.
В расчетном периоде должностной оклад Луценко составлял 7700 руб. С 1 июня оклад повышен до 10 000 руб.
В таком случае повышающий коэффициент применяется к среднему заработку, исчисленному за расчетный период.
Размер повышающего коэффициента равен:
10 000 руб. : 7700 руб. = 1,3.
Среднедневной заработок, исчисленный до повышения оклада, составляет:
7700 руб. x 3 мес. : 3 мес. : 29,6 дн. = 60,1 руб.
Среднедневной заработок с учетом коэффициента равен:
260,1 руб. x 1,3 = 338,1 руб.
Отпускные Луценко должны быть начислены в размере:
338,1 руб. x 28 дн. = 9466,8 руб.
3. Зарплата сотрудника повысилась во время его отпуска.
Пример 5
Должностной оклад монтажника Верещагина - 7500 руб. Со 2 августа он находится в отпуске. С 20 августа оклад Верещагина повышен до 9000 руб. В этом случае коэффициент тоже применяется к среднему заработку, а доплата выдается работнику после отпуска.
Предположим, что расчетный период отработан не полностью: в июне Верещагин проболел 7 рабочих дней.
Работнику начислено:
- за май - 7500 руб.,
- за июнь - 5000 руб. (7500 руб. : 21 раб. дн. x 14 дн.);
- за июль - 7500 руб.
Сумма выплат за расчетный период равна:
7500 руб. + 5000 руб. + 7500 руб. = 20 000 руб.
Количество отработанных дней в расчетном периоде:
29,6 дн. x 2 мес. + 14 раб. дн. x 1,4 = 78,8 дн.
Среднедневной заработок, учтенный при начислении отпускных, составляет:
20 000 руб. : 78,8 дн. = 253,8 руб.
Повышающий коэффициент равен:
9000 руб. : 7500 руб. = 1,2.
С учетом повышения зарплаты отпускные должны быть начислены в сумме:
(253,8 руб. x 18 дн.) + (253,8 руб. x 1,2 x 10 дн.) = 7614 руб.
После возвращения работника из отпуска, ему нужно дополнительно начислить: 7614 руб. - 253,8 руб. x 28 дн. = 507,6 руб.
Продолжение читайте в следующем номере.
 |
Свидетельство о регистрации СМИ Эл №77-2263 от 24 января 2000 г.
Об использовании материалов сайта